Vooraf

Er is een verschil tussen verantwoordelijkheden en taken. Verantwoordelijkheden horen onlosmakelijk bij de functie maar de taken – het werk dat er bij hoort - kunnen, afhankelijk van de tijd, interesses, beschikbaarheid e.d. van de individuele bestuursleden en andere vrijwilligers, op een andere manier verdeeld worden. De taakverdeling wordt door het bestuur periodiek geëvalueerd en zo nodig bijgestuurd. Het bestuur van de vereniging bestaat idealiter uit zeven personen: het dagelijks bestuur (voorzitter, secretaris, penningmeester) en vier coördinatoren. Zie het organigram. In de praktijk zal het bestuur vaak genoodzaakt zijn hier zeer creatief mee om te gaan en er zijn dan ook allerlei varianten denkbaar en mogelijk.

Algemene verantwoordelijkheden van het dagelijks bestuur.

De leden van het dagelijks bestuur (DB) zijn als enigen ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Het DB is als het ware het uitvoeringsorgaan van de algemene ledenvergadering en is, zonder uitzondering, eindverantwoordelijk voor de gehele gang van zaken binnen de vereniging. Het DB zorgt voor de continuïteit in het bestuur en dat alle activiteiten van de vereniging plaatsvinden in overeenstemming met de statuten van de vereniging, en de wet. Formeel kunnen bindende overeenkomsten met derden slechts gesloten worden door twee of meer bij de KvK ingeschreven DB-leden. Als andere (bestuurs-)leden in rechte optreden naar derden, is dat dus altijd met mandaat en onder de eindverantwoordelijkheid van het DB.

Algemene verantwoordelijkheden coördinatoren

De coördinatoren maken, zoals eerder gezegd, deel uit van het bestuur. Zij sturen ieder één of meerdere commissies aan. Zij zijn de schakel tussen de commissies en het DB. Een coördinator kan zelf deel uitmaken van een of meerdere commissies maar dat is niet noodzakelijk. Zie voor de verdeling van de commissies tussen de coördinatoren het organigram.

Functie-specifieke verantwoordelijkheden en taakbeschrijving

De ledenadministratie kan als zelfstandige, bestuurs-ondersteunende functie worden benoemd. Aansturing vindt dan plaats door de secretaris. Het is praktischer om het als taakveld bij de secretaris onder te brengen. De ledenadministrateur:

Stuurt de Lezingcommissie aan of maakt daar zelf deel van uit. Het aantal lezingen per jaar wordt door het bestuur vastgesteld.

Stuurt de Educatiecommissie aan of maakt daar zelf deel van uit. Organiseert een gevarieerd aanbod van cursussen en workshops.

Stuurt de Excursiecommissie aan of maakt daar zelf deel van uit.

De coördinator PR stuurt de commissie aan of maakt daar zelf deel van uit. Dit betreft de redactie van de Kleur en Fleur, de redactie van de website, Facebook en heeft daarnaast een verantwoordelijkheid in de manier waarop de afdeling zich in de media presenteert.

Organiseert de ruilochtenden in april en september.
Regelt de locatie, tafels en banken e.d. en zo nodig een attentie voor de gastheer/vrouw.
Verzorgt, in overleg met de PR medewerker, de publiciteit op de website van de afdeling, in Kleur & Fleur, in de plaatselijke pers en eventuele andere daartoe geëigende publiciteitskanalen.

Organiseert de G&B stand op de Bos en Burchtfair (zie draaiboek).
Verzorgt, in overleg met de PR medewerker, de publiciteit op de website van de afdeling, in Kleur & Fleur, in de plaatselijke pers en eventuele andere daartoe geëigende publiciteitskanalen.

Organiseert de open tuindagen in overleg met de tuineigenaren, verzorgt routebeschrijving, publiciteit en een bedankje e/o attentie.
Verzorgt, in overleg met de PR medewerker, de publiciteit op de website van de afdeling, in Kleur & Fleur, in de plaatselijke pers en eventuele andere daartoe geëigende publiciteitskanalen.

Organiseert de Kerst-Inn, inclusief aankoop en beheer van voorraden (zie draaiboek).
Verzorgt, in overleg met de PR medewerker, de publiciteit op de website van de afdeling, in Kleur & Fleur, in de plaatselijke pers en eventuele andere daartoe geëigende publiciteitskanalen.