Voorne

Reglement taken en verantwoordelijkheden bestuursleden,
coördinatoren en commissieleden van KMTP / Groei & Bloei,
afdeling Voorne

Vooraf

Er is een verschil tussen verantwoordelijkheden en taken. Verantwoordelijkheden horen onlosmakelijk bij de functie maar de taken – het werk dat er bij hoort - kunnen, afhankelijk van de tijd, interesses, beschikbaarheid e.d. van de individuele bestuursleden en andere vrijwilligers, op een andere manier verdeeld worden. De taakverdeling wordt door het bestuur periodiek geëvalueerd en zo nodig bijgestuurd. Het bestuur van de vereniging bestaat idealiter uit 7 personen: het dagelijks bestuur (voorzitter, secretaris, penningmeester) en 4 coördinatoren. Zie het organigram. In de praktijk zal het bestuur vaak genoodzaakt zijn hier zeer creatief mee om te gaan en er zijn dan ook allerlei varianten denkbaar en mogelijk.

Algemene verantwoordelijkheden van het dagelijks bestuur.

De leden van het dagelijks bestuur (DB) zijn als enigen ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Het DB is a.h.w. het uitvoeringsorgaan van de algemene ledenvergadering en is, zonder uitzondering, eindverantwoordelijk voor de gehele gang van zaken binnen de vereniging. Het DB zorgt voor de continuïteit in het bestuur en dat alle activiteiten van de vereniging plaats vinden in overeenstemming met de statuten van de vereniging, en de wet. Formeel kunnen bindende overeenkomsten met derden slechts gesloten worden door twee of meer bij de KvK ingeschreven DB-leden. Als andere (bestuurs-)leden in rechte optreden naar derden, is dat dus altijd met mandaat en onder de eindverantwoordelijkheid van het DB.

Algemene verantwoordelijkheden coördinatoren

De coördinatoren maken, zoals eerder gezegd, deel uit van het bestuur. Zij sturen ieder één of meerdere commissies aan. Zij zijn de schakel tussen de commissies en het DB. Een coördinator kan zelf deel uitmaken van een of meerdere commissies maar dat is niet noodzakelijk. Zie voor de verdeling van de commissies tussen de coördinatoren het organigram.

Functie-specifieke verantwoordelijkheden en taakbeschrijving

Voorzitter

Maakt deel uit van het DB. De voorzitter:
1.Leidt de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergadering;
2.Vertegenwoordigt de afdeling in rayonvergaderingen en de algemene vergadering van de KMTP/Groei & Bloei;
3.Onderhoudt contacten met andere verenigingen en overheidsinstanties (voor zover niet gedaan door andere bestuursleden);
4.Consulteert regelmatig bestuursleden (secretaris en penningmeester) over urgente zaken;
5.Verzorgt de introductie/voorwoord Kleur & Fleur;
6.Presenteert waar nodig de afdeling naar buiten (lezingen etc.);
7.Bespreekt waar nodig de voortgang van uitvoering van de taken met de mede – bestuursleden.

Penningmeester

Maakt deel uit van het DB en is verantwoordelijk voor de financiële administratie van de afdeling. De penningmeester:
1.Stelt het financieel jaarverslag van de afdeling op, bestaande uit een overzicht van baten en lasten en de balans op een zodanig tijdstip dat bespreking in de algemene ledenvergadering kan plaatsvinden;
2.Na bespreking in het bestuur, stelt de penningmeester de rekening en verantwoording ter controle in handen van de commissie tot onderzoek van de jaarrekening en de balans (de kascommissie). De commissie brengt na onderzoek verslag uit aan de algemene ledenvergadering en adviseert eventueel tot goedkeuring van de jaarstukken.
Goedkeuring door de algemene ledenvergadering strekt het bestuur tot décharge van haar beheer.
3.Stelt de begroting voor het volgend jaar op welke na goedkeuring door het bestuur ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de algemene ledenvergadering;
4.Controleert de financiële administratie van de diverse commissies en integreert resultaten in de financiële administratie van de afdeling;
5.Betaalt rekeningen van de afdeling en declaraties van medebestuursleden;
6.Verstuurt rekeningen voor de advertenties in Kleur en Fleur en verzorgt het innen van de bedragen;
7.Beheert de financiële middelen van de afdeling;
8.Houdt bestuursleden gedurende het jaar op de hoogte van het financiële reilen en zeilen van de afdeling;
9.Vraagt subsidies aan bij het landelijk bestuur, gemeenten en (andere) derden.
10.Vertegenwoordigt zo nodig de afdeling in rayonvergaderingen en de algemene vergadering van de KMTP / Groei & Bloei;

Secretaris

Maakt deel uit van het DB. De secretaris:
1.Fungeert als het postadres van de vereniging, staat met telefoonnummer vermeld in diverse publicaties en websites en is daarmee vaak het eerste aanspreekpunt op allerlei gebied voor de vereniging;
2.Bereidt voor en notuleert ten minste vijf bestuursvergaderingen per jaar;
3.Bereidt voor en notuleert de algemene ledenvergadering;
4.Brengt jaarlijks verslag uit over de toestand van de vereniging en de verrichtingen in het afgelopen verenigingsjaar (het ‘sociaal’ jaarverslag) t.b.v. de algemene ledenvergadering en het landelijke bestuur van Groei & Bloei.
5.Beheert het afdelingsarchief;
6.Handelt ingekomen en uitgaande post af;
7.Beheert het Google account: groei.en.bloei.voorne@gmail.com. Ook het elektronisch afdelingsarchief is hier ondergebracht;
8.Beheert het account info@voorne.groei.nl;
9.Bestelt materialen bij Novitaplus (ledenactie-pakketten e.d.);
10.Schrijft bestuurders bij de Kamer van Koophandel in en uit;
11.Beheert de ledenadministratie. De ledenlijst wordt centraal bijgehouden door het secretariaat van het landelijk bestuur.
12.Vertegenwoordigt zo nodig de afdeling in rayonvergaderingen en de algemene vergadering van de KMTP/Groei & Bloei;

Ledenadministrateur

De ledenadministratie kan als zelfstandige, bestuurs-ondersteunende functie worden benoemd. Aansturing vindt dan plaats door de secretaris. Het is praktischer om het als taakveld bij de secretaris onder te brengen. De ledenadministrateur:

1.Genereert naar behoefte ledenlijsten voor andere bestuursleden.
2.Bestelt “op maat ledenacties” (b.v. voor de Bos en Burchtfair en de najaar- of kerstactie);
3.Geeft nieuwe leden, die bij deze acties gemaakt zijn, door aan de landelijke ledenadministratie;
4.Geeft mutaties bij bestuurders van de afdeling door aan de landelijke ledenadministratie;
5.Beheert de lelie-administratie.
6.Maakt het artikel “welkom nieuwe leden” t.b.v. plaatsing op de website van de afdeling en in het kwartaalblad Kleur & Fleur (K&F);

Lezingencoördinator

Stuurt de Lezingcommissie aan of maakt daar zelf deel van uit. Het aantal lezingen per jaar wordt door het bestuur vastgesteld.

De lezingcoördinator:
1.Regelt spreker(s), zalen en de eventueel benodigde randapparatuur;
2.Verzorgt, in overleg met de PR medewerker, de publiciteit in Kleur & Fleur, in de plaatselijke pers en eventuele andere daartoe geëigende publiciteitskanalen;
3.Bewaakt de door het bestuur aangegeven financiële grenzen;
4.Verzorgt per lezing de financiële afwikkeling van de lezingen;
5.Zorgt aan het einde van het jaar voor een jaarverslag t.b.v. de secretaris en zo nodig een financieel overzicht voor de penningmeester.

Educatiecoördinator

Stuurt de Educatiecommissie aan of maakt daar zelf deel van uit. Organiseert een gevarieerd aanbod van cursussen en workshops.

De educatiecoördinator:
1.Stelt het cursusprogramma vast.
2.Stelt de tekst op voor het jaarboekje van de Volks Universiteit Westvoorne;
3.Regelt docenten, zalen en de eventueel benodigde randapparatuur;
4.Verzorgt, in overleg met de PR medewerker, de publiciteit in Kleur & Fleur, in de plaatselijke pers en eventuele andere daartoe geëigende publiciteitskanalen. Voor zover hier kosten aan zijn verbonden, is de voorafgaande toestemming van het bestuur vereist.
5.Zorgt voor passende begeleiding van cursussen, lunches etc., als dat nodig is;
6.Zorgt aan het einde van het jaar voor een jaarverslag t.b.v. de secretaris en i.s.m. de penningmeester een financieel jaaroverzicht;
7.Verzorgt met de penningmeester subsidieaanvragen bij het landelijk bestuur G&B;
8.Bewaakt de door het bestuur aangegeven financiële grenzen;
9.Verzorgt per cursus of workshop de financiële afwikkeling van cursussen, workshops, etc.

Excursiecoördinator

Stuurt de Excursiecommissie aan of maakt daar zelf deel van uit.

De excursiecoördinator:
1.Selecteert tuinen/kwekers/evenementen e.d.;
2.Organiseert het aantal excursies zoals dat door het bestuur is vastgesteld;
3.Verzorgt in overleg met de PR coördinator van de publiciteit in Kleur & Fleur en in de plaatselijke pers;
4.Zorgt voor een passende begeleiding van de excursies;
5.Verzorgt een jaarverslag ten behoeve van de secretaris;
6.Bewaakt de financiële grenzen zoals die door het bestuur zijn vastgesteld;
7.Beheert, in overleg met de penningmeester, de bankrekening Reizen en verzorgt per evenement de financiële afwikkeling;
8.Maakt een financieel jaarverslag ten behoeve van de penningmeester.

Coördinator PR

De coördinator PR stuurt de commissie aan of maakt daar zelf deel van uit. Dit betreft de redactie van de Kleur en Fleur, de redactie van de website, facebook en heeft daarnaast een verantwoordelijkheid in de manier waarop de afdeling zich in de media presenteert.

1.De externe PR
 De coördinator PR heeft een “antenne” voor de manier waarop de afdeling zich naar buiten presenteert.
2.De redactie van de Kleur & Fleur.
  
  1. Stelt 4x per jaar Kleur & Fleur op.
  2. Verzamelt de bijdragen van andere bestuursleden, en onderhoudt contact met de drukker
  3. Verzorgt de advertenties in Kleur & Fleur en legt het contact met nieuwe adverteerders
  4. Houdt een adreslijst van adverteerders in de K&F bij t.b.v. de toezending;
  5. Bewaakt de door het bestuur aangegeven financiële grenzen
  6. Verzorgt allerlei PR activiteiten zoals folders, boekjes, raambiljetten etc.
 
3.De redactie van de website.
 Is eindverantwoordelijk voor de inhoudelijkheid van de op de website geplaatste informatie en voorziet de webmaster daartoe van die informatie;

Commissielid Ruilochtenden

Organiseert de ruilochtenden in april en september.
Regelt de locatie, tafels en banken e.d. en zo nodig een attentie voor de gastheer/vrouw.
Verzorgt, in overleg met de PR medewerker, de publiciteit in Kleur & Fleur, in de plaatselijke pers en eventuele andere daartoe geëigende publiciteitskanalen.

Commissielid Bos en Burchtfair

Organiseert de G&B stand op de Bos en Burchtfair (zie draaiboek).
Verzorgt, in overleg met de PR medewerker, de publiciteit in Kleur & Fleur, in de plaatselijke pers en eventuele andere daartoe geëigende publiciteitskanalen.

Commissielid Open Tuinen / Tuincarrousel

Organiseert de open tuindagen in overleg met de tuineigenaren, verzorgt routebeschrijving, publiciteit en een bedankje e/o attentie.
Verzorgt, in overleg met de PR medewerker, de publiciteit in Kleur & Fleur, in de plaatselijke pers en eventuele andere daartoe geëigende publiciteitskanalen.

Commissielid Kerst-Inn

Organiseert de Kerst-Inn, inclusief aankoop en beheer van voorraden (zie draaiboek).
Verzorgt, in overleg met de PR medewerker, de publiciteit in Kleur & Fleur, in de plaatselijke pers en eventuele andere daartoe geëigende publiciteitskanalen.

Bijlage 1: Organigram

Bijlage 2: Rooster van aftreden van bestuursleden,
coördinatoren en commissieleden van KMTP/Groei & Bloei,
afdeling Voorne

FunctieNaam202020212022202320242025202620272028
VoorzitterJacques Voogtx  x  x  
PennignmeesterFrits Rip x  x  x 
SecretarisGuus Reuter  x  x  x
Coördinator LezingenBoukje Ripx  x  x  
Coördinator ExcursiesCorrie de Reus/
Emmy van der Lee
 x  x  x 
Coördinator EducatieEta Geuzebroek  x  x  x
Coördinator PRLeny van Waardhuizen x  x  x